Werkafspraken Adviesraad Sociale Zaken Gooise Meren

Werkafspraken

Voorwoord

Artikel 47 van de WWB geeft m.b.t. de Verordening cliëntenparticipatie aan dat:

“De gemeenteraad stelt bij verordening regels over de wijze waarop de personen,
bedoeld in artikel 7, eerste lid, of hun vertegenwoordigers worden betrokken bij de
uitvoering van deze wet, waarbij in ieder geval wordt geregeld de wijze waarop:
a.  periodiek overleg wordt gevoerd met deze personen of hun
vertegenwoordigers;
b.  deze personen of vertegenwoordigers onderwerpen voor de agenda van dit
overleg kunnen aanmelden;
c.  zij worden voorzien van de voor een adequate deelname aan het overleg
benodigde informatie.”

De Gemeente heeft deze verordening vormgegeven in het raadsbesluit RV2010-043.
In november 2011 heeft de heer P.H. Lensselink, afdelingshoofd Sociale Zaken van
de gemeente Bussum, een stimulans gegeven aan de
Adviesraad (afgekort AR) om over de structuur van de AR na te denken.
Wegens personele wisselingen binnen de AR heeft het tot medio 2012 geduurd
voordat deze voorzet door de AR opgepakt kon worden. Met enthousiasme is door
de AR gewerkt aan de invulling van deze opdracht. Daarbij is raadsbesluit RV2010-
043 gebruikt als leidraad.

Het is voor de AR een welkome bewustwording geweest om zich te realiseren waar
de AR staat, waar zij voor staat en waar zij naar toe wil. De AR ziet deze
werkafspraken als een dynamisch document dat gehanteerd zal worden om de AR
volwaardig te laten functioneren.

Namens de Adviesraad Sociale Zaken Gooise Meren

De heer M.S. Alemyar
Mevr. E.M.T. Mast
Mevr. M.D. Michalek (lid t/m 1-7-13)
Mevr. M.L. Milo
Mevr. H.G. Peneder
De heer R.J. Suurbier

Met medewerking van de heer C. van Deurzen, begeleider Versa.

TAAKSTELLING

De AR is een onafhankelijk adviesorgaan ten behoeve van de uitvoering van het
sociale beleid in de gemeenten Bussum, Muiden en Naarden op het gebied van werk
en inkomen in algemene zin en de doelgroep van minima in het bijzonder. De AR
heeft tot taak gevraagd en ongevraagd advies te geven aan de college’s van
burgemeester en wethouders over alle onderwerpen die de vorming, uitvoering,
controle en evaluatie betreffen van sociale voorzieningen waarvan de uitvoering aan
het college is opgedragen. Hiertoe behoort het adviseren over beleid, externe
procedures, regelingen en richtlijnen die betrekking hebben op sociale voorzieningen
vervat in maatregelen, verordeningen, plannen en formulieren.
De AR gaat niet inhoudelijk in op zaken die op individuele cliënten betrekking hebben
maar wel op de achterliggende problematiek.

DOELGROEP

Inwoners van de gemeente Gooise Meren die een periodieke of
incidentele uitkering ontvangen of die qua inkomen een beroep zouden kunnen doen
op één van de sociale voorzieningen waarvan de uitvoering aan burgemeester en
wethouders is opgedragen.

FACILITEITEN

De gemeente Bussum zorgt ervoor dat de AR kan beschikken over de middelen die
noodzakelijk zijn om haar taken te kunnen uitvoeren. Hieronder worden tenminste de
volgende faciliteiten verstaan:
1. Professionele externe begeleiding voor continuïteit, coaching en beleidsmatig
advies.
2. Een onkostenvergoeding op basis van artikel 31 lid 2 sub k WWB.
3. Een werk- en organisatiebudget voor onder meer deskundigheid bevordering.
4. Vergader- en werkruimte.

SAMENSTELLING ADVIESRAAD

De CR streeft ernaar om uit minimaal 3 en maximaal 15 leden te bestaan.
Uitgangspunt is :
1. een oneven aantal stemgerechtigde deelnemers te hebben.
2. dat twee derde van de leden klant is van Sociale Zaken.
3. een evenredige vertegenwoordiging van de 3 gemeenten te hebben.
4. een evenredige vertegenwoordiging van de verschillende bevolkingsgroepen te
hebben.

LIDMAATSCHAP

Een Adviesraadslid heeft:
1. Een inkomen op minimumniveau, een bijstandsuitkering of kan aanspraak maken
op gemeentelijke voorzieningen aangaande minima.
2. Woont in de gemeente Gooise Meren
3. Is geen lid van de gemeenteraad van Gooise Meren.
4. Is geen ambtenaar op de afdeling Sociale Zaken Gooise Meren.

COMPETENTIES ADVIESRAADSLID

Een Adviesraadslid is in staat een advies te onderbouwen en met enthousiasme
vraagstukken aan te pakken. Hij/zij kan zich goed inleven in zaken betreffende de
doelgroep, kan problemen in een breder verband plaatsen en is in staat individuele
problematiek te vertalen naar algemeen beleid.

FUNCTIE-EISEN

1. Goede uitdrukkingsvaardigheid in woord en geschrift c.q. de bereidheid om hier
aan te werken.
2. Efficiënt kunnen vergaderen of bereid te zijn dit eigen te maken.
3. Goede sociale vaardigheden.
4. Algemene kennis van de WWB (wet werk en bijstand) en wetgeving dan wel van
bestuurlijke besluiten die van toepassing zijn op uitkeringsgerechtigden (Sociale
Zekerheid voor Gemeenten).
5. Computer- en internetkennis, of bereid zijn dit te leren.
6. Een Adviesraadslid is gemiddeld 6 uur per week beschikbaar voor o.a. het
bijwonen van vergaderingen en bijeenkomsten en het lezen en opstellen van
relevante stukken.
7. Een Adviesraadslid is in het bezit van een internetaansluiting.
8. Een Cliëntenraadslid heeft geheimhouding over vertrouwelijke stukken die bij de
gemeente of in de AR in behandeling zijn, zowel tijdens als na het lidmaatschap van
de AR.

ZITTINGSTERMIJN ADVIESRAADSLID

1.Een Adviesraadslid wordt benoemd voor een periode van 4 jaar.
2. De benoeming geschiedt door de zittende leden van de AR.
3.Een Adviesraadslid treedt af na een zittingsperiode maar is direct herbenoembaar
voor een volgende van 4 jaar.
4.Voordat gestemd wordt of iemand voor een volgende termijn deel uitmaakt van de
AR vindt een evaluatie/functioneringsgesprek plaats met de zittende leden.

AANNAME PROCEDURE NIEUWE LEDEN ADVIESRAAD

De AR bepaalt:
1. a) of een vacature ingevuld dient te worden.
b) de additionele competenties voor de vacature/functie.
c) welke vorm van werving wordt gehanteerd.
2. De resultaten van de werving worden door een lid verzameld en voorgelegd aan
de volledige AR.
3. Een afvaardiging van twee personen voert het eerste en eventueel tweede
sollicitatiegesprek en doet verslag aan de AR.
4. De aanstellingsbeslissing wordt door de AR genomen na consultatie van het
hoofd Sociale Zaken.
5. Bij begin van het lidmaatschap tekent het nieuwe lid een overeenkomst waarbij
hij/ zij zich committeert aan de verordening, de statuten en het huishoudelijk
reglement van de AR.
Bij aanvang van het lidmaatschap ontvangt het nieuwe lid alle relevante Informatie en documentatie.
7. De proefperiode van een nieuw lid is drie maanden.
8. Het proeflid ontvangt vanaf het moment van intreden een onkostenvergoeding
volgens punt 3.2.

BESLUITVORMING BINNEN DE ADVIESRAAD

Beslissingen worden door de AR zoveel mogelijk op basis van consensus genomen.
Als dat niet lukt is twee derde meerderheid van de stemgerechtigde leden
noodzakelijk.
Bij het geven van advies zijn minderheidsstandpunten mogelijk.

STEMRECHT LEDEN ADVIESRAAD

Stemgerechtigd zijn alle leden die voldoen aan de bepalingen van art. 5.1 t/m 5.4.

EINDE ZITTINGSTERMIJN ADVIESRAADSLID

Het lidmaatschap van de AR eindigt met onmiddellijke ingang, naast periodiek
aftreden, op het moment dat een lid daar zelf om verzoekt, overlijdt, niet meer
voldaan wordt aan de voorwaarden gesteld onder ‘lidmaatschap’ en/of wanneer een
meerderheid van de AR gemotiveerd een lid uitsluit van verdere deelname aan de
Adviesraad.
Het lidmaatschap kan slechts worden beëindigd door de AR indien het betreffende
lid de werkzaamheden en/of het functioneren van de Adviesraad ernstig belemmert.
Bij ernstige onderlinge geschillen kan de AR om bemiddeling door het college van
Gooise Meren verzoeken. Ingeval er geen meerderheid te vinden is voor een dergelijk
verzoek kan elk individueel lid naar de gemeente stappen nadat hij/zij dit eerst
binnen de AR heeft aangekondigd.

EXTERNE EXPERTISE

De AR kan te allen tijde korte of langdurige externe expertise inroepen uit
verschillende vakgebieden. Deze mensen zijn geen lid van de AR, hebben geen
stemrecht en ontvangen niet de betreffende onkostenvergoeding voor AR leden.

SCHOLING

Leden van de AR kunnen scholing krijgen op alle vlakken waar men gebaat is met
deskundigheidsbevordering, bijv. op het gebied van vergadertechnieken,
onderhandelingsvaardigheden, het gebruik van computerprogramma’s (Word, Excel,
Outlook), het maken van posters/folders en het onderhouden van de website e.d.

VERGADERFREQUENTIE

1. De AR vergadert wekelijks om informatie uit te wisselen, vergaderstukken te
bespreken, zich in nieuwe thema’s te verdiepen en het overleg met de gemeente
voor te bereiden.
2. De AR notuleert de eigen vergaderingen en stuurt dit verslag intern rond.
3. De CR stelt aan het begin van het jaar een dynamische jaaragenda op voor zaken die gepland kunnen worden.

INFORMATIE

1. De AR verzamelt informatie via allerlei verschillende media (krant, TV, internet) om
op de hoogte te blijven van algemene ontwikkelingen. Indien gewenst abonneert
de AR zich op relevante vakbladen / nieuwsbrieven en schaft
achtergrondmateriaal aan over relevante thema’s. Het deelnemen aan cursussen
en het uitnodigen van experts op verschillende gebieden behoort tot de
mogelijkheden.
2. De AR verzamelt informatie uit de achterban via een klankbordgroep,
informatiebijeenkomsten, een telefonisch spreekuur, enquêtes en eigen contacten.
Contact met de achterban wordt mogelijk gemaakt via de website
(vragenformulier), e-mail, een telefonisch spreekuur, een postadres en eventueel
bezoekuren.
3. De informatievoorziening van de AR leden onderling gebeurt per e-mail, post en
mondeling tijdens de vergaderingen. Hiervan wordt een memo gemaakt.

ARCHIEF

De AR houdt een archief bij van alle schriftelijke correspondentie met de gemeente
en andere partijen alsmede officiële stukken die de eigen organisatie en/of de
doelgroep betreffen, zijnde: notulen, actielijsten, adviesaanvragen, adviezen,
vergaderstukken, brieven, formulieren, Handboek voor de Bijstand, formulieren
SoZa, Nieuwsbrief SoZa, actuele adressenlijst AR leden, AR verordening, statuten,
huishoudelijk reglement, jaarverslagen, financiële verslagen, correspondentie,
abonnementen, cursusmateriaal, vakliteratuur, adressen en informatie van
aangesloten en nuttige organisaties e.d.

PERSBERICHTEN

De AR beslist zelf wanneer ze een persbericht uitstuurt. Indien zij de voorkeur eraan
geeft dat de informatie op de gemeentepagina wordt geplaatst zal zij tijdig contact
opnemen met de afdeling communicatie van de gemeente.

WEBSITE

De AR heeft een eigen website waarop zij naar eigen goeddunken relevante
informatie plaatst zoals jaarverslagen, adviezen, brieven, statuten, huishoudelijk
reglement, wervingstekst nieuwe leden, desgewenst notulen van het Adviesraad
overleg met de gemeente, contactgegevens, downloadbare folder(s) en ander
informatiemateriaal. Via de website kan ook worden doorgeklikt naar de
gemeentepagina zodat mensen de algemene informatie van SoZa kunnen
opzoeken. Verder links naar alle voor minima interessante websites (Nibud,
Minimahulp, Kringloper etc).

FOLDER

De AR maakt een eigen folder die ze overal verspreid (bibliotheek, wijkcentra,
wachtruimtes van artsen e.d.). Deze folder wordt regelmatig aangepast en ververst.

INFORMATIE BIJEENKOMSTEN

De AR houdt regelmatig informatiebijeenkomsten, hetzij in het eigen kantoor, hetzij
op locatie. Deze worden aangekondigd via de website, krantenartikelen, nieuwsbrief
Sociale Zaken e.d. Dit gebeurt op momenten dat de AR genoeg leden heeft die
daaraan deel willen nemen en dit willen organiseren.

SPREEKUUR

De AR houdt regelmatig een telefonisch spreekuur waar mensen vragen kunnen
stellen of suggesties kunnen leveren voor thema’s die de AR op moet pakken. Al
naar gelang het aantal leden kan de AR besluiten om ook bezoekuren te houden.

KLANKBORDGROEP

De AR maakt voor de meningsvorming gebruik van een klankbordgroep die bestaat
uit klanten van Sociale Zaken, mensen met een minimuminkomen
(ervaringsdeskundigen) en mensen die geïnteresseerd zijn om (on)regelmatig mee te
denken en hun mening te geven over thema’s waar minima mee te maken (kunnen)
hebben. 1 á 2 keer per jaar wordt een bijeenkomst georganiseerd voor alle
betrokkenen.

PRIVACY

De AR ziet er op toe dat de privacy van alle deelnemers wordt gewaarborgd, het
privacy reglement moet nog worden ontwikkeld.
Ieder lid van de AR heeft een geheimhoudingsplicht, ook na vertrek uit de AR. Alle
geschreven en besproken informatie blijft binnen de AR totdat in onderling overleg is
besloten wat naar buiten wordt gebracht en op welke manier.

AUTOMATISERING

Leden van de AR beschikken over telefoon en toegang tot internet.
De AR heeft een eigen website waar zij haar eigen stukken op plaatst en via welke
ze met haar achterban communiceert. In het kantoor staat een PC/laptop voor
algemeen gebruik / administratie. Tevens aanwezig op kantoor: telefoon, printer,
kopieerapparaat, scanner etc.
Het gebruik van faciliteiten is voorbehouden aan leden van de AR en diegenen die
daartoe specifiek zijn gemachtigd. Indien gewenst kan de AR haar kantoorruimte met
anderen delen (mede/onderhuur), daar moeten dan goede afspraken over worden
gemaakt (afsluitbare archiefkast e.d.).

FINANCIËLE MIDDELEN

De AR heeft een eigen budget waar ze op basis van declaratie aanspraak op kan
maken. Zij stelt daarvoor jaarlijks een begroting en financiële verantwoording op.

SAMENWERKING MET DE GEMEENTE GOOISE MEREN

De AR en de gemeente informeren elkaar wederzijds in een zo vroeg mogelijk
stadium over thema’s die ophanden zijn. Dit kan mondeling of schriftelijk. Eventueel
kan een beleidsmedewerker (on)regelmatig deelnemen aan een intern AR overleg
om tijdig ontwikkelingen aan te kondigen / toe te lichten. Centrale contactpersoon is
de beleidsmedewerker Sociale Zaken van de gemeente Gooise Meren.

ADVIESRAAD OVERLEG

Tussen de AR en de gemeenten vindt periodiek overleg plaats, te noemen
Adviesraad overleg (afgekort ARO).
1. Vanuit de gemeente Gooise Meren participeert minimaal het hoofd sociale zaken van de
gemeente of een door deze aangewezen vervanger en minimaal een van
de beleidsambtenaren van de gemeente.
2. Het ARO vindt plaats op verzoek van een van de gemeenten of
van de AR, maar tenminste 6 maal per jaar. Zowel de gemeenten als de AR
dragen agendapunten voor.
3. Als het ARO door omstandigheden, tijdgebrek of overmacht niet mogelijk is stellen
de partijen elkaar daarvan onmiddellijk in kennis.
4. Het ambtelijk secretariaat wordt gevoerd door de centrale contactpersoon van de
gemeente Gooise Meren.
5. Per kalenderjaar wordt door deze persoon een tijdschema vastgesteld waarin de
overlegdata zijn opgenomen en de data waarop de vergaderstukken en de
adviesaanvragen naar de AR moeten worden verzonden. Het schema sluit zoveel
mogelijk aan bij de vergaderschema’s van de raadscommissies welzijn en de
gemeentevergaderingen in de gemeente.
6. De AR is verantwoordelijk voor de verslaglegging van het ARO

CORRESPONDENTIE

Alle correspondentie tussen AR en gemeente gebeurt schriftelijk, per post en/of e-
mail. Brieven naar de AR gaan per post naar alle AR leden, e-mails gaan naar alle
leden. De AR zorgt ervoor dat een exemplaar (kopie) in het archief komt.

ADVIES AANVRAGEN

De gemeente kondigt een adviesaanvraag tijdig aan in de dynamische jaaragenda.
Aanlevering door de gemeente gebeurt zo vroeg mogelijk doch uiterlijk 2 weken voor
de adviesdatum.
De AR reageert met een schriftelijk advies. Indien gewenst / noodzakelijk kan zij
tussentijds vragen stellen of een beleidsambtenaar uitnodigen ter verduidelijking van
de adviesaanvraag.
De gemeente laat schriftelijk weten wat zij met het advies van de AR doet / heeft
gedaan. Bij de eerstvolgende overlegvergadering wordt het punt afgehandeld.

BRIEVEN

De AR heeft altijd het recht de gemeente schriftelijk vragen te stellen of een
ongevraagd advies te geven. De gemeente reageert schriftelijk binnen de door de
AR gevraagde redelijke termijn. Indien gewenst kan het punt daarna op de agenda worden gezet voor verder mondeling overleg, hetzij in het ARO, hetzij in een van de
vergaderingen van de AR. De uitkomst van dit overleg wordt genotuleerd en bij de
stukken gevoegd (archief).

FORMULIEREN

De AR ontvangt een afschrift van alle formulieren en algemene brieven/informatie die
vanuit Sociale Zaken naar klanten worden gestuurd. Deze worden gearchiveerd en
kunnen geraadpleegd worden indien daartoe behoefte bestaat.

NOTULEN

De AR notuleert het ARO met de gemeente(n) en stuurt de notulen/actielijst na intern
akkoord binnen 3 weken naar de centrale contactpersoon van de gemeente(n).

NIEUWSBRIEF SOCIALE ZAKEN

De AR kan altijd thema’s aandragen voor de nieuwsbrief van SoZa.

BEGROTING

De AR beschikt over een budget waarin de geraamde kosten voor communicatie
(website, printers, laptops, telefoon) en scholing zijn opgenomen. Het budget voor
huisvesting en externe ondersteuning/begeleiding is flexibel (PM).
De AR maakt ieder jaar een begroting van de te verwachten kosten. In het
jaarverslag wordt verantwoording afgelegd over de uitgegeven bedragen.
Wijziging van het budget gebeurt in overleg met de gemeente.

SLOTBEPALINGEN

De AR is altijd bevoegd wijzigingen aan te brengen in deze werkafspraken. Een
besluit daartoe wordt genomen op basis van consensus. Als dat niet lukt is een
meerderheid van twee derde van geldig uitgebrachte stemmen nodig in een
vergadering waarbij ten minste drie vierde van de stemgerechtigde leden aanwezig
is.